Como orientar la Calidad hacia un objetivo predefinido en una Obra Civil.

En muchas ocasiones, la Calidad en las obras se convierte en una herramienta cuya única finalidad es la de mantener o conseguir unos determinados sellos o  certificados que a la hora de acudir a las licitaciones o concursos se supone dan un plus para una empresa u organización.

Durante la ejecución de la obra se presupone que hay unos medios destinados  a  hacer cumplir los criterios de Calidad establecidos.

Para gestionar adecuadamente la Calidad dentro de una Obra lo primero es definir los objetivos que se quieren alcanzar, aparte obviamente de la construcción de la obra propiamente dicha.

En principio se pueden plantear tres objetivos generales que se pueden establecer para una Obra: control de gasto, control de plazo de ejecución y durabilidad de lo ejecutado.

Como orientar la Calidad hacia la consecución de cada uno de estos objetivos.

1.- Control de gasto.

La primera premisa para que la Calidad colabore a controlar el gasto y cumplir con el presupuesto establecido, es aplicar un Sistema de Calidad que englobe la Obra desde el comienzo, es decir desde la redacción del Proyecto. Si el Proyecto no está redactado y supervisado con unos ciertos criterios tiene muchas posibilidades de que la obra acabe sufriendo la temida “triada” de la obra civil, es decir Modificado, Complementario  y Liquidación. Se debe exigir un Sistema de Calidad que supervise la redacción del Proyecto y su viabilidad sobre los terrenos en los que se va a ejecutar.La otra manera de controlar el gasto, es garantizar que las cosas se realizan una vez. Una y bien. Para eso el Sistema de Calidad debe centrarse en la revisión del Proyecto y en las planificaciones de Obra además de los controles habituales: inspecciones, control materiales, control proveedores, etc.

2.- Control de plazo.

En determinadas obras el factor de plazo más importante es el plazo de ejecución. En este caso, se debe optar por un Sistema de Calidad  simplificado que basado en los propios datos y parámetros obtenidos en otras obras permite realizar la ejecución de la Obra de una manera rápida pero sin pérdida de Calidad. El uso de simulaciones y su análisis es especialmente útil en estos casos, en los que no hay margen para hacer las cosas dos veces. Escoger subcontratistas y proveedores contrastados con rendimientos y plazos de entrega conocidos de otras obras. Sustitución de las fichas de inspección por tablas de inspección. Estos son algunos ejemplos para orientar la Calidad al control de plazo.

3.- Durabilidad de lo ejecutado.

En otras ocasiones, el factor determinante es la durabilidad de una obra. Un ejemplo sería los habituales refuerzos de firme, o reparaciones y mejoras de las redes saneamiento, abastecimiento, etc, de la calle o paseo principal de una ciudad. Estas obras ocasionan un gran perjuicio a la ciudad por lo que es imprescindible que los trabajos se hagan con la mayor Calidad posible para garantizar la durabilidad y evitar nuevas actuaciones. En estos casos la Calidad se debe orientar a garantizar el uso de materiales  y equipos contrastados. Los materiales nos garantizaran la durabilidad de lo ejecutado y los equipos aparte de evitar pérdidas de tiempo por averías nos garantizarán que los trabajos se desarrollan conforme a lo esperado de ellos. Se tiene que planificar los ensayos en función de la importancia de cada unidad de obra y aumentar el número con respecto al Pliego o plantear el uso de otros ensayos. Otra opción es aumentar el número de contrastes que realiza el control externo. En cuanto a las inspecciones habría que realizar un planteamiento en el que haya inspecciones cruzadas, es decir que haya más de un responsable del control de una determinada unidad, para evitar arrastre de errores desde el principio.

En conclusión, lo principal es tener claro los objetivos que se quieren lograr en una determinada actuación, y en función de eso adaptar el Plan de Calidad hacia la consecución de esos objetivos.

Archivo: Carpeta Control de Obra.

Una de las carpetas del Archivo es la denominada “Control de Obra”.

3.- CONTROL DE OBRA

3.1.- PARTES TRABAJO DIARIOS

3.2.- ARCHIVO FOTOGRÁFICO

3.3.- PPI – FICHAS DE INSPECCIÓN.

3.4.- TABLAS DE CONTROL

 En esta carpeta se archiva la documentación y registros relacionados con el control día a día de la Obra.

Partes de trabajo diarios.

En este apartado se incluirán los partes de los encargados/vigilantes  con los trabajos realizados ese día. (unidades de obra, pks, mediciones, albaranes, ensayos realizados, condiciones climatológicas, incidencias, maquinaria utilizada).

Archivo fotográfico.

Donde estarán las fotos realizadas y el archivo con el registro donde se indica la fecha y donde fue tomada cada fotografía.

PPI – Fichas de Inspección.

En este apartado se incluirán los modelos de los PPI (Programa de puntos de Inspección) y los modelos de fichas de inspección. También se irán adjuntando a medida que se vayan completando las fichas de inspección firmadas, ordenadas de acuerdo a la trazabilidad de la Obra. Es bastante útil incluir en este apartado una copia de la trazabilidad de la Obra, con las divisiones y códigos de los distintos elementos y unidades de obra.

Tablas de Control.

Este apartado recoge tablas de seguimiento de la Obra. Son tablas que recogen los datos más relevantes de ejecución de una estructura o de varios terraplenes en un único archivo de una manera gráfica (visual).

Informes de No Conformidad: Clasificación.

Existen varias formas posibles para clasificar las No Conformidades.

Una de ellas es la clasificación según la relevancia de la misma en No Conformidad menor, mayor y crítica. Los criterios para clasificarlas en un tipo u otro dependen de cada Organización.

Otra clasificación muy común de las No Conformidades es la referida a la frecuencia de repetición de las mismas. Es decir si son esporádicas o sistemáticas. El tener No Conformidades sistemáticas evidencia fallos en la implantación, aplicación y seguimiento de las medidas correctivas y en consecuencia del propio Plan de Calidad.

Informes de No Conformidad: Formato de No Conformidad en orden cronológico.

Existen tantos modelos de formatos de No Conformdiades como Sistemas de Calidad hay.

El modelo que desarrolla  este post se corresponde con las premisas de seguir un cierto orden cronológico, simplicidad y flexibilidad para  cumplimentarlo, es decir, que sea práctico.

Encabezamiento.

Será el que establezca el Procedimiento correspondiente de cada Organización con su logotipo.Incluirá el número de No Conformidad o su código de identificación.

1. Identificación.

Es lo primero en el orden cronológico. Identificar la unidad afectada, parte, lote y código correspondiente.

También hay que identificar a la persona que lo ha detectado y la fecha  en que se ha producido.

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2. Descripción y comunicación.

 En esta parte se describe la No Conformidad que se ha producido indicando los criterios que se incumplen.

También se procede a la clasificación de la No Conformidad. Estas clasificaciones dependerán de cada Organización o Cliente.

En la parte de comunicaciones (cuadro de firmas), en la celda correspondiente al Director de Obra se indica “Firma o medio de comunicación”. Esto es así, porque en algunos casos el Director de Obra no firma las No Conformidades. En este caso se debe rellenar con el modo en el que se le ha comunicado la No Conformidad: visita a obra en día tal, reunión de obra de fecha cual o carta con registro de salida nºx.

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 3. Cierre y comunicación.

El responsable del cierre de la No Conformidad no tiene porque ser la misma persona que elabora el informe de No Conformidad (Jefe/Técnico de Calidad), lo más habitual es que el responsable del cierre sea un Jefe de Producción, un encargado e incluso en obras pequeñas el propio Jefe de Obra.

4. Seguimiento del cierre.

Esto sólo ocurre en determinados casos, en que debido a las particularidades de la No Conformidad, está requiere de un seguimiento en el tiempo para comprobar la efectividad de las medidas correctivas realizadas.

 IN 04Anexos.

En todas las No Conformidades (no en todas es posible, dependen del tipo) es necesario adjuntar un anexo con fotografías y/o croquis donde se observe la incidencia que las motiva.

Igualmente se tienen que adjuntar fotografías y/o croquis una vez aplicadas las medidas correctivas que provocan el cierre de la No Conformidad.

Control Planos en vigor en Obra.

Otro pilar fundamental de la Calidad en Obra es el control de los planos de ejecución.

 En todas las obras se producen cambios y modificaciones, los cuales se reflejan en nuevas revisiones de los planos de Proyecto. Los responsables tanto de la ejecución como de la supervisión de la obra deben de disponer en todo momento de los planos en vigor.

 Para realizar este control es necesario disponer de una hoja de cálculo o base de datos para ir reflejando los cambios y el número de revisión en vigor de cada plano en cada momento.

 Las nuevas revisiones de los planos deben de incluir una nota (en un cajetín en el mismo plano) en la que se indique el cambio que se ha realizado con respecto a la revisión anterior. Esto es especialmente útil en planos de despieces de armaduras.

 Se debe establecer un procedimiento para que todas las personas de la oficina de obra tengan conocimiento y acceso a las nuevas versiones de los planos una vez que estas están aprobadas.

 También se debe llevar un control  de distribución de planos en vigor para asegurar que todas las personas que tienen responsabilidades, tengan la última versión de los planos.

 Se debe llevar un control y archivar aparte, una copia de las revisiones anuladas, ya que puede ser que en algún momento se necesiten revisar los cambios o volver a un esquema  o detalle de plano anterior.

 Para evitar acumulación y confusión con los planos anulados, las personas que dispongan de una copia de los planos que son anulados, deberán proceder a eliminarlos. Una forma de realizar esto es que cuando se entregue la nueva copia de la revisión de planos se recoja la antigua y se elimine.

Salida de Documentos.

Una vez organizado el Archivo, se puede proceder  al registro de documentación.

Para poder emitir documentos y registrar bien dicho envío hay que identificar los siguientes elementos:

Remitente/emisor: quién es la persona que envía la documentación.

Destinatario: quién es la persona que tiene que recibir la documentación.

Descripción o asunto al que se refiere la documentación.

Categoría a la que pertenece el documento: Obra, Medioambiente, Oficial, Expropiaciones, etc.

Observaciones: cualquier aspecto que pueda ser relevante, por ejemplo se adjunta un dvd, se adjuntan dos copias, etc.

Acuse de recibo: Siempre hay que solicitar el acuse de recibo, pero hay algunas ocasiones que no lo devuelven. Hay que saber cuales son los registros que carecen de acuse de recibo.

Recomendaciones

Para el registro de salida de datos se puede utilizar una base de datos o una hoja de cálculo. Es recomendable la segunda por su facilidad de uso y  porque prácticamente todo el mundo sabe manejarla más o menos.

Seleccionar la documentación que se quiere pasar por el registro de salida. Muchas veces se envían croquis, comentarios, borradores, opiniones, que no es necesario que queden registradas en el Archivo.

Crear un archivo digital. Es importante a la vez que se archiva la documentación en papel crear un archivo digital con una carpeta para cada salida, en la cual se adjuntará toda la documentación enviada.

La documentación que se envía hay que digitalizarla y luego incorporarla al archivo digital.

Salidas mediante Correos electrónicos. Mucha gente utiliza está forma de envío de documentación por su sencillez, rapidez y prácticamente sin costes de envío de documentación. El problema de esta forma de comunicación es que se pueden generar muchísimos registros de salida. Lo mejor es que toda la documentación que sea importante se entregue en mano en el registro o por correo ordinario. En el caso que por circunstancias de emplazamiento de la obra, exigencias del cliente, se tenga que hacer mediante correos electrónicos, sería conveniente acordar con el principal remitente (Constructora – Asistencia Técnica) un formato de correo en el que se incluyan los datos necesarios para poder registrar correctamente el correo electrónico.

Registro y Archivo de documentación del Cliente.

En determinados contratos puede ocurrir que el Cliente nos solicite que se archive por separado la documentación destinada a él.

En este caso la forma más práctica es incluir dichos documentos en el Archivo General para posteriormente mediante un filtro separar dichos documentos del resto. Por eso es importante que en la documentación que se recibe/envíe figure la categoría a la que pertenece.

Imagen reg entradaUna vez filtrada los registros, habría que duplicar los mismos, para tener por un lado, el archivo para el Cliente, y por otro el Archivo General con toda la documentación de la obra.

Organizar el Archivo de Obra.

Como ya se ha indicado en otros posts, el Archivo de documentación es la base sobre la que se apoya el resto de elementos de un buen sistema de calidad.

 Pasos a seguir para “montar” un buen Archivo:

 1. Diseñar el Archivo en función de las indicaciones del Cliente, tipo de obra a ejecutar y sistema propio de la gestión de la Calidad.

 2. Asignación de recursos al Archivo. Estos son de dos tipos, recursos humanos y recursos materiales.

Es fundamental para cualquier tipo de obra de una cierta entidad la figura del Auxiliar Administrativo. También es necesario, sino es una persona con experiencia previa en la propia empresa, una formación inicial en el Sistema de Calidad y en las tareas de su puesto.

En cuanto a recursos materiales, obviamente son necesarios equipos informáticos, equipo multifunción, conexión a Internet, y material de papelería.

 3. Crear una cuenta de correo electrónico independiente para el registro de entrada y salida  de documentación.

 4. Encargar sellos de caucho para el registro de documentación.

 5. Escoger un espacio en la oficina para la ubicación física del archivo en formato papel.

 6. Organizar en el servidor las carpetas de registro de entrada y registro de salida.

Para  hacerse una idea del volumen de entradas y salidas que se generan en una obra, comentar que para una asistencia técnica para un tramo de plataforma de tren de alta velocidad de 10 km de longitud, con un duración aproximada de  3 años se pueden generar más de 3.000 entradas y alrededor de 1.000 registros de salida.

¿Es posible un planteamiento de tipo económico para evitar números elevados de No Conformidades en Obra?

En muchas obras se produce un número elevado de No Conformidades, muchas veces relacionadas con la falta de interés en obra por la Calidad.

Las No Conformidades se acumulan sin cerrarse durante meses y se producen reiteraciones de las mismas.

Cuando llegan las fechas de las auditorias externas, normalmente se da un “empujón” al tema y se procura cerrar las máximas posibles, plantear acciones preventivas, etc. Pero una vez que se pasa (“no supera”) la auditoria se vuelve a la rutina de antes.

 Un posible planteamiento, sería penalizar con una cierta cantidad económica al contratista por cada No Conformidad abierta y sin cerrar.

 Por penalizar, entiéndase una forma de dar importancia a la Calidad en la obra y a la realización de los trabajos cumpliendo con los requisitos exigidos.

 Obviamente la finalidad no sería recaudatoria.

 A modo de ejemplo, se podría penalizar cada No Conformidad abierta y sin cerrar en ese mes con una determinada cantidad, 1.000 ó 2.000 €. Esta cantidad se detraería de la correspondiente Certificación Mensual de obras y a su vez, cuando dicha No Conformidad fuera convenientemente cerrada se procedería a incluir el importe correspondiente a dicha No Conformidad en la respectiva Certificación Mensual.

 En principio, no parece mucho dinero, pero si en una obra tienes sin cerrar más de 30 No Conformidades, igual la cantidad  económica ya empieza a ser tan importante como para tomar medidas urgentes y solucionar el tema.

Organigrama Equipo de Obra para potenciar la Calidad (Contratista).

Los organigramas de equipos para la realización de obras, son organigramas de estructura piramidal, estando en el primer nivel el Cliente (Público o Privado) o su representante en la obra (Director de Obra). El resto de organigrama se va repartiendo en distintos niveles según las distintas responsabilidades (Delegado Consultor, Jefe de Obra, Jefes de Producción, Encargados, Topógrafos,…). El número de niveles dependerá de las características de cada Obra.

 El organigrama que se adjunta en este post tiene una estructura similar a los que habitualmente se presentan a las licitaciones, sin embargo tiene unos cambios con respecto a éstos para potenciar la parte de Calidad en la Obra.

Organigrama Obra Contratista

 1. Incorpora la figura del Asesor Externo de Calidad. Es un profesional independiente del contratista que contrataría directamente el Cliente, y cuya única dependencia jerárquica sería la del propio Cliente o en su caso la del Director de Obra. Este profesional tendría la misión de realizar el Esquema Director  de Calidad de la Obra en cuestión y supervisar su cumplimiento de una manera periódica (semanal, quincenal o mensual).

2. Dentro de la plantilla del contratista, incluye la figura del Jefe de Explotación, que sería un técnico, al mismo nivel que el Jefe de Obra, pero centrado en el día a día de los asuntos de obra. Sería el Responsable máximo de Calidad en Obra y al que reportan los técnicos de la parte de Calidad, asegurando a la vez la correcta aplicación del Plan de Calidad por parte de todo el equipo de Obra (Jefe de Obra, Jefes  de Producción, Encargados, Oficina Técnica).

3. Subir el nivel de los responsables de Calidad (Jefe y/o Técnico de Calidad) al nivel de los Jefes de Producción y Oficina Técnica. Con esto se potencia la Calidad en obra y se le da tanta importancia como a la parte de Producción al estar todos en el mismo nivel.

Además se consigue una cierta independencia al ser el responsable último de la Calidad en la obra el Jefe de Explotación (mismo nivel que Jefe de Obra) que a su vez depende jerárquicamente del Asesor Externo de Calidad independiente.