Una vez organizado el Archivo, se inicia el registro de la documentación. Cuando se produce una entrada de documentación hay que identificar los siguientes elementos:
Remitente: nombre, puesto y organización a la que pertenece.
Destinatario: quién es la persona que tiene que recibir la documentación.
Asunto o descripción: al que se refiere la documentación que se recibe.
Categoría a la que pertenece el documento: Obra, Medioambiente, Oficial, Expropiaciones, etc.
Observaciones: cualquier aspecto que pueda ser relevante, por ejemplo se adjunta un DVD, se adjunta dos copias, etc.
Copia en papel: Es importante disponer de una copia en papel, ya sea por temas de comodidad (lecturas de informes extensos en papel) como por temas de seguridad (virus, robos de equipos informáticos, etc.)
Para el registro de entrada de datos se puede utilizar una base de datos o una hoja de cálculo. Por experiencia recomiendo la segunda, por su facilidad de uso y porque prácticamente todo el mundo sabe manejarla más o menos.
En cuanto a la entrega de documentos, recomendaría no aceptar documentación que “han metido por debajo de la puerta”; croquis, planos, planificaciones sin carta de acompañamiento, dado que no se puede o bien identificar al remitente o poner el asunto de dicha documentación.
La documentación que se reciba, hay que procurar que sea en formato digital y una copia en papel. El formato digital nos ahorra tiempo en el escaneo de la documentación y la copia en papel nos ahorra costes en impresión y papel.
Acuse de recibo. Lo habitual es que el remitente solicite un acuse de recibo. En ese caso debería traer una copia de la carta de acompañamiento de la documentación a la cual se le pondrá el sello con el número de registro de entrada de nuestro archivo.
Crear un archivo digital. Es importante a la vez que se archiva la documentación en papel crear un archivo digital con una carpeta para cada entrada, en la cual se adjuntará toda la documentación recibida.
Entradas por Correos Electrónicos. Muchos profesionales utilizan está forma de envío de documentación por su sencillez, rapidez y prácticamente sin costes de envío . El problema de esta forma de comunicación es que se pueden generar muchísimas entradas, debido a la cadena de respuestas que se pueden generar. Es recomendable que toda la documentación que sea posible se entregue en mano en el registro o por correo ordinario. En el caso que por circunstancias de emplazamiento de la obra, exigencias del cliente, se tenga que hacer mediante correos electrónicos, se puede acordar con el principal remitente (Constructora – Asistencia Técnica-Cliente) un formato de correo electrónico en el que se incluyan los datos necesarios para poder registrar correctamente dicho correo electrónico.