Como ya se ha indicado en otros posts, el Archivo de documentación es la base sobre la que se apoya el resto de elementos de un buen sistema de calidad.
Pasos a seguir para “montar” un buen Archivo:
1. Diseñar el Archivo en función de las indicaciones del Cliente, tipo de obra a ejecutar y sistema propio de la gestión de la Calidad.
2. Asignación de recursos al Archivo. Estos son de dos tipos, recursos humanos y recursos materiales.
Es fundamental para cualquier tipo de obra de una cierta entidad la figura del Auxiliar Administrativo. También es necesario, sino es una persona con experiencia previa en la propia empresa, una formación inicial en el Sistema de Calidad y en las tareas de su puesto.
En cuanto a recursos materiales, obviamente son necesarios equipos informáticos, equipo multifunción, conexión a Internet, y material de papelería.
3. Crear una cuenta de correo electrónico independiente para el registro de entrada y salida de documentación.
4. Encargar sellos de caucho para el registro de documentación.
5. Escoger un espacio en la oficina para la ubicación física del archivo en formato papel.
6. Organizar en el servidor las carpetas de registro de entrada y registro de salida.
Para hacerse una idea del volumen de entradas y salidas que se generan en una obra, comentar que para una asistencia técnica para un tramo de plataforma de tren de alta velocidad de 10 km de longitud, con un duración aproximada de 3 años se pueden generar más de 3.000 entradas y alrededor de 1.000 registros de salida.