Una vez organizado el Archivo, se puede proceder al registro de documentación.
Para poder emitir documentos y registrar bien dicho envío hay que identificar los siguientes elementos:
Remitente/emisor: quién es la persona que envía la documentación.
Destinatario: quién es la persona que tiene que recibir la documentación.
Descripción o asunto al que se refiere la documentación.
Categoría a la que pertenece el documento: Obra, Medioambiente, Oficial, Expropiaciones, etc.
Observaciones: cualquier aspecto que pueda ser relevante, por ejemplo se adjunta un dvd, se adjuntan dos copias, etc.
Acuse de recibo: Siempre hay que solicitar el acuse de recibo, pero hay algunas ocasiones que no lo devuelven. Hay que saber cuales son los registros que carecen de acuse de recibo.
Recomendaciones
Para el registro de salida de datos se puede utilizar una base de datos o una hoja de cálculo. Es recomendable la segunda por su facilidad de uso y porque prácticamente todo el mundo sabe manejarla más o menos.
Seleccionar la documentación que se quiere pasar por el registro de salida. Muchas veces se envían croquis, comentarios, borradores, opiniones, que no es necesario que queden registradas en el Archivo.
Crear un archivo digital. Es importante a la vez que se archiva la documentación en papel crear un archivo digital con una carpeta para cada salida, en la cual se adjuntará toda la documentación enviada.
La documentación que se envía hay que digitalizarla y luego incorporarla al archivo digital.
Salidas mediante Correos electrónicos. Mucha gente utiliza está forma de envío de documentación por su sencillez, rapidez y prácticamente sin costes de envío de documentación. El problema de esta forma de comunicación es que se pueden generar muchísimos registros de salida. Lo mejor es que toda la documentación que sea importante se entregue en mano en el registro o por correo ordinario. En el caso que por circunstancias de emplazamiento de la obra, exigencias del cliente, se tenga que hacer mediante correos electrónicos, sería conveniente acordar con el principal remitente (Constructora – Asistencia Técnica) un formato de correo en el que se incluyan los datos necesarios para poder registrar correctamente el correo electrónico.