Diseñar un Archivo para la documentación de la obra.

El Archivo es uno de los pilares, se podría decir incluso que el pilar básico, sobre el que se sostiene una buena gestión de la Calidad en obra. Puedes hacer muchos informes, inspecciones, ensayos, mediciones,…. Pero si luego no los has guardado o los has guardado pero los tienes que buscar, a ver si haciendo memoria te acuerdas de la carpeta donde los pusiste….al final, la imagen que das tú y tu empresa no es en absoluto buena.

A continuación señalo los capítulos principales que creo debería incluir un  Archivo para obra:

  1. REGISTRO
  2. DOCUMENTACIÓN OBRA
  3. CONTROL DE OBRA
  4. CALIDAD
  5. ADMINISTRACIÓN
  6. INFORMES
  7. MEDICIONES
  8. DOCUMENTOS ANULADOS

Estos capítulos a su vez incluyen subcapítulos.

Aquí está el enlace para ver el esquema completo: Esquema completo Archivo

Características de un buen Archivo:

  • Tener un orden lógico

Por ejemplo no poner el archivo “mediciones” en primer lugar, ya que se supone, que las mediciones es el “resultado final del proceso”.

  • No tener excesivos subniveles.

Esto es, no crear demasiadas apartados y “subcarpetas” (1.1.1.2; 8.1.3.2). Con 3 subniveles debería ser suficiente, luego en cada parte del archivo cada responsable lo organiza según el contenido.

  • Archivos opcionales.

En el esquema de ejemplo, adjunto algunos posibles capítulos del archivo que son opcionales dependiendo de las características de la obra, si hay un Modificado, si hay que llevar la parte de Medioambiente, si hay obras singulares,….

  • Archivo en papel y digital.

Es importante tener los dos, ya  sea por temas de firmas (fichas inspección), por temas de comodidad (lecturas de informes extensos en papel) como por temas de seguridad (virus, robos de equipos informáticos, etc.)

  • Intentar en la medida de lo posible “un archivo – un responsable”.

Por ejemplo el administrativo tiene sus archivos, el responsable de calidad el suyo, etc. Aunque siempre habrá comunes, como el archivo de Documentación de Obra.

 

Importancia de la figura del Auxiliar Administrativo en oficinas de Obra

Actualmente (y por desgracia) la figura del Auxiliar Administrativo en oficina de obra se está perdiendo.

En lo referente a las Empresas Constructoras, sí existe la figura del Administrativo, que es el encargado de todo el tema de compras, facturas y gestión administrativa interna de la obra.

Pero no contemplan la figura de un Auxiliar Administrativo en lo referente a otros aspectos relacionados con la organización interna de la obra y la Calidad. Temas de gestión de archivo, registro de documentación, archivo fotográfico, colaboración con el Jefe de Calidad en el control de documentación.

Por el otro lado, en el caso de las Asistencias Técnicas de  Supervisión de Obra, las Ingenierías intentan ahorrarse el sueldo, y reparten las funciones de gestión de archivo, control de gastos, y otras cosas, entre el resto del equipo. Como estos equipos suelen estar dimensionados a “la baja”, siempre por tema de costes, al final se sobrecarga a determinadas personas (puestos) con demasiadas funciones y la gestión y el servicio de la obra que se presta al cliente se acaba resintiendo.

En el lado de la rentabilidad económica de la obra, el puesto de auxiliar administrativo es, sino el que menos, de los  más bajos en cuanto a coste para la empresa.

Aún así, hoy en día, este puesto está en vías de extinción en las oficinas de obra.

Funciones que puede desempeñar un Auxiliar Administrativo de Obra.

  1. Registro de entrada y salida.
  2. Control y archivo de documentación. (Escaneo de documentación)
  3. Control y revisión de los planos en vigor.
  4. Control de documentos anulados.
  5. Gestión del archivo fotográfico.
  6. Gestión de material, equipos informáticos.
  7. Realización de copias de seguridad del archivo.
  8. Colaboración con el Responsable de Calidad en temas de control documentación calidad.
  9. Realización de tablas resumen.
  10. Preparación de formatos.
  11. Liberar de trabajos no relacionados directamente con las obras al resto del equipo.
  12. Funciones propiamente administrativas.

 

 

 

 

 

 

 

Importancia de los equipos informáticos en la gestión de la Calidad

Aunque en general, es una práctica habitual la utilización de las últimas tecnologías en las oficinas de obra, es importante recordar la mejora que aportan a la productividad y al resultado económico al reducir notablemente tiempos y costos.

En lo referente a la gestión de la Calidad es imprescindible contar con los siguientes equipos para realizar una buena gestión de la misma:

  • Cámaras fotográficas digitales. Es fundamental contar con cámaras digitales con una buena tarjeta de memoria, ya que como se suele decir, vale más una imagen que mil palabras.
  • Red local para los equipos informáticos de la oficina. Esta nos sirve para que tener el archivo compartido en la red y que cada persona del equipo puede “subir” sus datos al mismo y que estén visibles para el resto.
  • Equipos multifunción potentes. Es decir los equipos que son a la vez fotocopiadora, impresora y escáner. El tener un equipo potente ahorra tiempo y en consecuencia dinero. El escáner es especialmente útil porque te da la posibilidad de tener toda la documentación de la obra en un solo disco duro, pen drive o DVD, sin tener que andar buscando entre más de un centenar de archivadores.
  • Ordenadores. Sin que tengan que ser el último modelo si deberán tener la suficiente capacidad como para poder cargar programas técnicos, como por ejemplo el Autocad.

Antivirus. También es importante proteger los equipos y la red con antivirus de contrastada eficacia. Aunque hoy en día hay empresas que te pueden recuperar los datos, estás cosas tienen el mal hábito de suceder siempre en los peores momentos. (antes de auditorias, los días de certificaciones,…).

Responsable de Calidad en obra ¿Por dónde empiezo? Caso de UTEs.

Un caso particular, se presenta cuando la obra es una UTE (Unión Temporal de Empresas). En estos casos, lo habitual es que cada empresa tenga su propio sistema para la gestión de la Calidad y sus propios procedimientos y formatos.

Normalmente, cuando hay una UTE, se suele adoptar uno de los sistemas de gestión de la Calidad de una de las empresas que forma parte de la misma. Pero en alguna ocasión, por determinadas circunstancias que se producen en las obras, se acaba haciendo una especie de “revuelto” de los procedimientos y formatos de cada una de las empresas que componen la UTE y se crea un sistema específico de Calidad adaptado a las particularidades de la obra que se va a ejecutar.

Si se adopta el sistema de Calidad de una de las empresas, el procedimiento a seguir es identificar al Responsable de Calidad (si no es el sistema de Calidad de tu propia empresa el elegido) y solicitarle el envío de la documentación de su sistema.

Si se opta por crear un sistema de Calidad a medida para la obra, se tendrá que solicitar  los procedimientos a cada Responsable de Calidad de cada una de las empresas que forman la UTE. Una vez que se tiene los procedimientos hay que realizar un análisis del Proyecto de la obra que se va a ejecutar y seleccionar los elementos (procedimientos, formatos, PPI) que mejor se adapten. Obviamente en los formatos deberá figurar el logotipo (o en su defecto los nombres) de las empresas que integran la UTE.

Dos observaciones para el caso en el que  se crea el sistema de Calidad adaptado para la obra:

  1. El superior jerárquico para lo relacionado con la Calidad de la obra pasa a ser el Gerente de la UTE, ya que es la persona encargada de dirigir, organizar, gestionar y tomar las decisiones en todo lo relacionado con la obra. Además es el representante de la UTE ante el cliente o la Propiedad.
  2. En lo referente a Auditorias, en principio esa obra estaría exenta en lo que concierne a renovaciones de sellos de calidad, auditorias anuales de seguimiento de empresas certificadoras,…Dado que la UTE está utilizando otro sistema de gestión de calidad, con procedimientos, formatos, etc. distintos a los de la propia empresa.

Si el Cliente encarga por su cuenta Auditorias Externas de Calidad, será el propio Cliente, el que nos facilite la información-documentación-procedimientos, o nos señale los requisitos que el sistema de Calidad debe cumplir y que luego nos va a exigir en la Auditoria.

Me acaban de nombrar Responsable de Calidad en obra ¿Por dónde empiezo?

Esta es la gran pregunta. Te ha contratado una nueva empresa y es tu primer día en la oficina de obra, después de las protocolarias presentaciones y la preceptiva primera visita a obra te encuentras sentado en tu despacho y tienes que empezar a gestionar la Calidad de la Obra.

Durante una clase en la Universidad, un profesor nos dejó una frase que cuanto más la escuchas más razón le das: “Lo importante  no es conocer  y ser un experto en todos los campos, sino  conocer y tener el teléfono de quién realmente lo es”.

Pues a aplicarse el cuento. Lo primero que tienes que hacer, es preguntar y pedir el teléfono del Jefe del Departamento de Calidad de tu empresa, el cual bien seguro, (aparte de la visita que debería hacerte para conocerte) te facilitará todo lo necesario para que puedas empezar a realizar tu trabajo.

Básicamente lo que se facilita es documentación, es decir los Procedimientos que integran el Sistema de Calidad de la empresa.

Habitualmente suele haber 2 o 3 grupos de Procedimientos:

Procedimientos Generales: procedimientos comunes con otros departamentos de la empresa. Por ejemplo un Procedimiento de Compras.

Procedimientos Específicos de Obra: son unos procedimientos particulares para el departamento de obras. Por ejemplo, un procedimiento para la realización del Plan de Calidad.

Procedimientos Técnicos de Ejecución: que son los que se refieren directamente a unidades de obra y que llevan asociados los correspondientes PPI y fichas de inspección. Un ejemplo podría ser el procedimiento de Control de  ejecución  de terraplenes.

En algunas ocasiones también existen las denominadas “Instrucciones de Trabajo” que son una especie de procedimiento pero en formato resumido, pudiendo estar relacionados con ejecución de obra o incluso con medioambiente.

Puede una Gestión de la Calidad en obra ser productiva.

Sí.

Hoy en día, en la mayoría de los casos, todo lo relacionado con la Calidad en obra tiene dos finalidades principales:

La primera y más importante,  obtener el sello de Calidad, certificado a poder ser por un entidad relevante, lo cual en teoría supone una ventaja a la hora de obtener licitaciones y una buena imagen de empresa que ofrecer a posibles clientes tanto privados como públicos.

La segunda finalidad, y en determinados casos, bastante importante, es recopilar toda la información referente a una obra: certificados de Calidad, fichas de inspección, aptas de ensayos, etc. Por si en un futuro, pudiera surgir algún problema o incidencia en la obra, las constructoras (principalmente), puedan aportar la documentación de la ejecución relativa a esa estructura, desmonte, terraplén, túnel,…en el que se ha producido la incidencia.

El concepto de Calidad productiva se refiere al hecho de que pueda aportar aspectos que reviertan en la “producción” de una constructora o bien de una ingeniería.

Para justificar el que con el que comenzaba este post voy a dar un ejemplo de una  posible utilidad productiva de la Calidad.

Por ejemplo, supongamos que en la obra A se realiza un hormigonado de un tablero de un paso superior de un volumen considerable  (600 – 700 m3 por poner una cantidad), el jefe de obra ha previsto la utilización de una única autobomba de hormigonado. Resulta que la única autobomba de hormigonado no dá abasto, se acumulan las hormigoneras, hay que devolver cubas de hormigón y el hormigonado se alarga durante más de 12 horas. Consecuencias: puede que al prolongarse tanto el hormigonado una parte haya empezado a fraguar  antes que la otra con lo que pueden aparecer fisuras en la estructura, con las consecuencias que ello tiene: análisis y seguimiento de fisuras, estudios, supervisión de estudios, toma de decisiones,….

En principio la Calidad no resuelve el problema de la obra A (es un problema de planificación y se deberán realizar las acciones correctivas oportunas para solucionar la incidencia) pero una buena gestión de la Calidad de esa incidencia si puede servir para evitar el mismo problema en la obra B, en la obra C, etc.

Es decir:

En oficina de obra: se debe recoger el mayor número de datos posibles (modelo autobomba, número operarios, tipo hormigón, número de cubas, etc) y describir con detalle todo lo relacionado con el incidente y su resolución.

En delegación: garantizar el correcto archivo de la información y asegurarse de la publicación y acceso (conocimiento) a la misma por parte del resto de la empresa.