El Archivo es uno de los pilares, se podría decir incluso que el pilar básico, sobre el que se sostiene una buena gestión de la Calidad en obra. Puedes hacer muchos informes, inspecciones, ensayos, mediciones,…. Pero si luego no los has guardado o los has guardado pero los tienes que buscar, a ver si haciendo memoria te acuerdas de la carpeta donde los pusiste….al final, la imagen que das tú y tu empresa no es en absoluto buena.
A continuación señalo los capítulos principales que creo debería incluir un Archivo para obra:
- REGISTRO
- DOCUMENTACIÓN OBRA
- CONTROL DE OBRA
- CALIDAD
- ADMINISTRACIÓN
- INFORMES
- MEDICIONES
- DOCUMENTOS ANULADOS
Estos capítulos a su vez incluyen subcapítulos.
Aquí está el enlace para ver el esquema completo: Esquema completo Archivo
Características de un buen Archivo:
- Tener un orden lógico
Por ejemplo no poner el archivo «mediciones» en primer lugar, ya que se supone, que las mediciones es el “resultado final del proceso”.
- No tener excesivos subniveles.
Esto es, no crear demasiadas apartados y “subcarpetas” (1.1.1.2; 8.1.3.2). Con 3 subniveles debería ser suficiente, luego en cada parte del archivo cada responsable lo organiza según el contenido.
- Archivos opcionales.
En el esquema de ejemplo, adjunto algunos posibles capítulos del archivo que son opcionales dependiendo de las características de la obra, si hay un Modificado, si hay que llevar la parte de Medioambiente, si hay obras singulares,….
- Archivo en papel y digital.
Es importante tener los dos, ya sea por temas de firmas (fichas inspección), por temas de comodidad (lecturas de informes extensos en papel) como por temas de seguridad (virus, robos de equipos informáticos, etc.)
- Intentar en la medida de lo posible «un archivo – un responsable».
Por ejemplo el administrativo tiene sus archivos, el responsable de calidad el suyo, etc. Aunque siempre habrá comunes, como el archivo de Documentación de Obra.