Una vez organizado el Archivo, se puede proceder  al registro de documentación.

Para poder emitir documentos y registrar bien dicho envío hay que identificar los siguientes elementos:

Remitente/emisor: quién es la persona que envía la documentación.

Destinatario: quién es la persona que tiene que recibir la documentación.

Descripción o asunto al que se refiere la documentación.

Categoría a la que pertenece el documento: Obra, Medioambiente, Oficial, Expropiaciones, etc.

Observaciones: cualquier aspecto que pueda ser relevante, por ejemplo se adjunta un dvd, se adjuntan dos copias, etc.

Acuse de recibo: Siempre hay que solicitar el acuse de recibo, pero hay algunas ocasiones que no lo devuelven. Hay que saber cuales son los registros que carecen de acuse de recibo.

Recomendaciones

Para el registro de salida de datos se puede utilizar una base de datos o una hoja de cálculo. Es recomendable la segunda por su facilidad de uso y  porque prácticamente todo el mundo sabe manejarla más o menos.

Seleccionar la documentación que se quiere pasar por el registro de salida. Muchas veces se envían croquis, comentarios, borradores, opiniones, que no es necesario que queden registradas en el Archivo.

Crear un archivo digital. Es importante a la vez que se archiva la documentación en papel crear un archivo digital con una carpeta para cada salida, en la cual se adjuntará toda la documentación enviada.

La documentación que se envía hay que digitalizarla y luego incorporarla al archivo digital.

Salidas mediante Correos electrónicos. Mucha gente utiliza está forma de envío de documentación por su sencillez, rapidez y prácticamente sin costes de envío de documentación. El problema de esta forma de comunicación es que se pueden generar muchísimos registros de salida. Lo mejor es que toda la documentación que sea importante se entregue en mano en el registro o por correo ordinario. En el caso que por circunstancias de emplazamiento de la obra, exigencias del cliente, se tenga que hacer mediante correos electrónicos, sería conveniente acordar con el principal remitente (Constructora – Asistencia Técnica) un formato de correo en el que se incluyan los datos necesarios para poder registrar correctamente el correo electrónico.

En determinados contratos puede ocurrir que el Cliente nos solicite que se archive por separado la documentación destinada a él.

En este caso la forma más práctica es incluir dichos documentos en el Archivo General para posteriormente mediante un filtro separar dichos documentos del resto. Por eso es importante que en la documentación que se recibe/envíe figure la categoría a la que pertenece.

Una vez filtrada los registros, habría que duplicar los mismos, para tener por un lado, el archivo para el Cliente, y por otro el Archivo General con toda la documentación de la obra.

Como ya se ha indicado en otros posts, el Archivo de documentación es la base sobre la que se apoya el resto de elementos de un buen sistema de calidad.

 Pasos a seguir para “montar” un buen Archivo:

 1. Diseñar el Archivo en función de las indicaciones del Cliente, tipo de obra a ejecutar y sistema propio de la gestión de la Calidad.

 2. Asignación de recursos al Archivo. Estos son de dos tipos, recursos humanos y recursos materiales.

Es fundamental para cualquier tipo de obra de una cierta entidad la figura del Auxiliar Administrativo. También es necesario, sino es una persona con experiencia previa en la propia empresa, una formación inicial en el Sistema de Calidad y en las tareas de su puesto.

En cuanto a recursos materiales, obviamente son necesarios equipos informáticos, equipo multifunción, conexión a Internet, y material de papelería.

 3. Crear una cuenta de correo electrónico independiente para el registro de entrada y salida  de documentación.

 4. Encargar sellos de caucho para el registro de documentación.

 5. Escoger un espacio en la oficina para la ubicación física del archivo en formato papel.

 6. Organizar en el servidor las carpetas de registro de entrada y registro de salida.

Para  hacerse una idea del volumen de entradas y salidas que se generan en una obra, comentar que para una asistencia técnica para un tramo de plataforma de tren de alta velocidad de 10 km de longitud, con un duración aproximada de  3 años se pueden generar más de 3.000 entradas y alrededor de 1.000 registros de salida.

El Archivo es uno de los pilares, se podría decir incluso que el pilar básico, sobre el que se sostiene una buena gestión de la Calidad en obra. Puedes hacer muchos informes, inspecciones, ensayos, mediciones,…. Pero si luego no los has guardado o los has guardado pero los tienes que buscar, a ver si haciendo memoria te acuerdas de la carpeta donde los pusiste….al final, la imagen que das tú y tu empresa no es en absoluto buena.

A continuación señalo los capítulos principales que creo debería incluir un  Archivo para obra:

1. REGISTRO
2. DOCUMENTACIÓN OBRA
3. CONTROL DE OBRA
4. CALIDAD
5. ADMINISTRACIÓN
6. INFORMES
7. MEDICIONES
8. DOCUMENTOS ANULADOS

Estos capítulos a su vez incluyen subcapítulos.

Aquí está el enlace para ver el esquema completo: Esquema completo Archivo

Características de un buen Archivo:

• Tener un orden lógico

Por ejemplo no poner el archivo «mediciones» en primer lugar, ya que se supone, que las mediciones es el “resultado final del proceso”.

• No tener excesivos subniveles.

Esto es, no crear demasiadas apartados y “subcarpetas” (1.1.1.2; 8.1.3.2). Con 3 subniveles debería ser suficiente, luego en cada parte del archivo cada responsable lo organiza según el contenido.

• Archivos opcionales.

En el esquema de ejemplo, adjunto algunos posibles capítulos del archivo que son opcionales dependiendo de las características de la obra, si hay un Modificado, si hay que llevar la parte de Medioambiente, si hay obras singulares,….

• Archivo en papel y digital.

Es importante tener los dos, ya  sea por temas de firmas (fichas inspección), por temas de comodidad (lecturas de informes extensos en papel) como por temas de seguridad (virus, robos de equipos informáticos, etc.)

• Intentar en la medida de lo posible «un archivo – un responsable».

Por ejemplo el administrativo tiene sus archivos, el responsable de calidad el suyo, etc. Aunque siempre habrá comunes, como el archivo de Documentación de Obra.